Kulttuurin kumppanuussopimus
Kumppanuussopimukset solmitaan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Sopimuksiin liittyvistä avustuksista päätetään kunkin vuoden talousarvion puitteissa. Kumppanuusmallilla mahdollistetaan kotkalaisen kulttuurialan yhteisöjen toiminnan pitkäjänteisempi suunnittelu. Kumppanit tuottavat solmittavan sopimuksen mukaisesti kulttuurisisältöjä ja -tapahtumia Kotkan alueella. Kumppanuussopimukset luovat kumppaneille lisäedellytyksiä myös rahoituksen hakemiseen muilta tahoilta.
Uusia sopimuskumppaneita ei oteta kesken sopimuskauden, ellei käytettävissä oleva määräraha sitä mahdollista. Sopimukseen sisältyy kumppanin vuosittainen vapaapääsyinen ohjelmaosuus, joka neuvotellaan erikseen kumppanin kanssa. Kumppanuussopimuksen osapuoli ei voi hakea samaan tarkoitukseen muita kaupungin avustuksia.
Ketkä voivat hakea kumppaniksi?
Peruskriteerit
• Hakijayhteisön (yhdistys, osuuskunta) kotipaikka on Kotka
• Hakijayhteisöllä on y-tunnus.
• Hakijan toiminta on ammattimaista, pitkäjänteistä ja jatkuvaa.
• Yhteisön toiminnalla on alueellista vaikuttavuutta.
• Hakijatahon toiminnassa huomioidaan Kotkan kaupunkistrategian ja kulttuuriohjelman painopistealueet.
• Hakijataho esittää toimintasuunnitelmassaan kumppanuusrahoituksen vuosittaisen kohdentamisen sopimuskaudelle 2023–2025
Toiminnalliset kriteerit (vähintään yhden näistä kriteereistä on täytyttävä)
• Järjestää vakiintuneita kulttuuritapahtumia tai vakiintuneen festivaalin Kotkassa
• Järjestää Kotkassa jatkuvaa toimintaa vähintään 8 kk vuodessa
• Hakijalla on vakiintunutta vuosittaista omaa rahoitusta
Kumppanuussopimuskumppaniksi hakeminen
Kumppanuussopimuskumppaniksi hakeminen Vuosien 2023–2025 kumppanuussopimuskumppaniksi haetaan sähköisen Timmi-järjestelmän kautta 1.-31.1.2023. Hakuaika päättyy 31.1.2023 klo 15. Samalla hakemuksella haetaan myös 2023 avustusta. Hakulomakkeesta käytetään kohtaa, jossa haetaan kulttuurin kumppanuusavustusta.
Hakemukseen liitetään seuraavat asiakirjat:
• Toimintasuunnitelma ja talousarvio vuosille 2023–2025
• Viimeisin allekirjoitettu tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen sekä toimintakertomuksen
• Viimeisin tilintarkastajien / toiminnantarkastajien lausunto
• Yhdistyksen säännöt
Kumppanuussopimuksen vuotta 2024 koskeva avustushakemus jätetään 2023 elokuun 15. päivään mennessä, ja vuoden 2025 sopimusta koskeva hakemus 2024 elokuun 15. päivään mennessä. Ennen hakemuksen jättämistä käydään Kotkan kaupungin ja sopimuskumppanin väliset, sopimuksen sisältöä koskevat tarkentavat neuvottelut.
Hakemuksen liitteinä kumppani toimittaa lautakunnalle seuraavat asiakirjat:
• Edellisen toimikauden toimintakertomus sekä selvitys toiminnan toteutumisesta verrattuna toimintasuunnitelmaan
• Edellisen toimikauden tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen
• Tilintarkastajien / toiminnantarkastajien lausunto
Kumppanuusavustushakemusten arviointikriteerit
1. Toimintasuunnitelma
• Toiminnan laadukkuus ja hakijan asema omalla taiteenalalla
• Toiminnan pitkäjänteinen kehittäminen ja jatkuvuus
• Hakijan toiminnan liittyminen Kotkan kaupungin strategiaan ja kulttuuriohjelmaan
2. Vaikuttavuus
• Toiminnan vakiintuneisuus ja hyvä saavutettavuus
• Toiminta muiden toimijoiden ja oman alan yhteistyöverkostoissa
• Toiminnan rooli ammattilaisten työllistämisessä tai ammattilaisten työn esille tuomisessa
• Olemassa oleva yhteistyö Kotkan kaupungin kanssa tai suunnitelma yhteistyön kehittämisestä kumppanuuden aikana.
3. Rahoitus
• Toiminnan rahoitussuunnitelman laatu ja monipuolisuus
Päätöksenteko
Hakemukset arvioivaan työryhmään kuuluu kulttuuri- ja tapahtumapalvelujen asiantuntijoita. Hakemuksen arviointi tehdään harkinnanvaraisesti hakemuskriteerien sekä hakijoiden keskinäisen vertailun perusteella. Kulttuurijohtaja käy hyvinvointilautakunnalle ehdotettavien kumppanien kanssa kumppanuusneuvottelut sekä laatii hakijan kanssa kumppanuussopimusesityksen. Sopimuksen pohjana käytetään hyvinvointilautakunnan vahvistamaa sopimuspohjaa.
Hyvinvointilautakunta päättää esittelyn pohjalta kumppaniksi valittavat hakijat, vahvistaa kumppanuussopimukset sekä niihin kirjatut vuoden 2023 avustusmäärät helmikuun 2023 kokouksessaan.
Hyvinvointilautakunta vahvistaa vuosien 2024–2025 avustussummat ko. vuoden talousarvion puitteissa ko. vuoden ensimmäisessä kokouksessaan.
Avustuksen maksatus
Kumppani laskuttaa sille myönnetyn avustuksen avustuksia hallinoivalta kulttuuri- ja tapahtumapalvelujen yksiköltä sen jälkeen, kun hyvinvointilautakunnan päätöstä koskeva valitusaika on ohi, ja kumppanuussopimus on allekirjoitettu.
Avustukset maksetaan
• alle 10 000 euroa, yhdessä erässä
• 10 000–20 000 euroa, kahdessa erässä
• yli 20 000 euroa, kolmessa erässä
Avustuksen keskeyttäminen tai takaisin periminen
Lautakunnalla on oikeus keskeyttää avustuksen maksatus tai käynnistää avustuksen
takaisinperintä mikäli:
• avustuksen saaja ei toimita pyydettyjä asiakirjoja lautakunnalle säädetyssä ajassa tai
• avustuksen ehdot eivät toteudu tai avustuksen käyttö poikkeaa oleellisesti avustuspäätöksestä
• ilmenee että kaupunki on saanut harhaanjohtavaa, puutteellista tai virheellistä tietoa hakijan toiminnasta
• avustuksen saajan toiminnan jatkumiselle ei ole edellytyksiä sen taloudellisen tilanteen
vuoksi.