Asiakirjajulkisuuskuvaus

Kotkan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista. Kuvausta ylläpidetään julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ja siitä on tarkoitus ilmetä tiedot kaupungin hallinnoimista tietovarannoista, tietoaineistoista ja asiarekisteristä, sekä siitä miten asiakkaat ja muut asianosaiset pääsevät käsiksi näihin tietoihin.

Julkisuuslain (621/1999) perusteella viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti aina julkisia, jollei julkisuuslaki tai muu lainsäädäntö erikseen määritä asiakirjaa salassa pidettäväksi.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen on lisäksi tarkoitus avustaa kuntalaisia ja muita asiakkaita julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen teossa. Julkisuuslain (621/1999, 13 §) mukaisesti viranomaiselle saapunut tietopyynnön on oltava riittävän selkeästi yksilöity, jotta viranomainen voi selvittää mitä asiakirjaa tietopyyntö koskee. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tietopyynnön tekijää tarvittaessa pyynnön tarkemmassa yksilöimisessä.

Tieto- ja asiakirjapyynnön toimittaminen

Kotkan kaupungille osoitettu tietopyyntö toimitetaan kaupungin kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn oikealle taholle. Tieto- tai asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen, kunhan siitä ilmenee, mitä tietoa tai asiakirjaa pyyntö koskee.

Kirjaamon yhteystiedot

Sähköposti: kirjaamo@kotka.fi
Puhelin: 05 23450
Postiosoite: PL 205, 48101 KOTKA
Käyntiosoite: Kustaankatu 2, 48100 KOTKA.

Palveluaika arkisin klo 8–12ja 13–16, kesäaikana klo 15 asti.

Kotkan kaupungin asiarekisteri ja asianhallintajärjestelmä

Tiedonhallintalain (906/2019, 25 §) mukaisesti Kotkan kaupunki ylläpitää asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on kaupungin asianhallintajärjestelmässä, muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiasiakirjoissa. Hallinnollisten ja päätöksentekoon liittyvien asioiden osalta asiarekisteriä ylläpidetään pääasiassa kaupungin asianhallintajärjestelmä Hallissa, jonne kirjataan vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat.

Asianhallintajärjestelmän lisäksi asiarekisteriin liittyviä asiakirjoja ja kirjauksia löytyy myös muista tietojärjestelmistä, jotka on kuvattu tietovarantojen alapuolelle tietoaineistokokonaisuuksittain.

Kotkan kaupungin tietovarannot ja niiden alaiset tietoaineistokokonaisuudet

Tietovarannoilla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muissa toiminnoissa käytettäviä tietoaineistoja ja yksilöiviä rekisteritietoja sisältäviä kokonaisuuksia. Tietovarannon tietoja voidaan käsitellä joko tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Kotkan kaupungin tietovarantoihin muodostuvien tietojen muodostusta ja tietoaineistoja käsittelyä ohjataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman avulla. Tiedonohjaussuunnitelmaan on määritelty sähköisten ja paperisten asiakirjojen säilytysajat, julkisuusluokat ja muut aineistojen käsittelyä ohjaavat tiedot. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit ovat kuvattu asianhallintajärjestelmä Hallissa ja rekisteröidyn informointi on toteutettu Kotkan kaupungin internetsivuilla. Linkki rekisteröidyn informointiin löytyy tietopyynnön tekoa helpottavien linkkien alta.

Kotkan kaupungissa on seitsemän tietovarantoa, jotka jakautuvat 19 tietoaineistokokonaisuuteen. Tietoaineistokokonaisuudella tarkoitetaan tietovarantojen alaisia, sähköisistä tiedoista ja paperiasiakirjoisista muodostuneita tarkempia viranomaisen tietokokonaisuuksia.

Esimerkiksi rakennusvalvonnan tietoaineistokokonaisuus pitää sisällään rakennusten lupa- ja valvontatietoja sekä muita rakennuksiin liittyviä tietoja. Tietoaineistokokonaisuuteen sisältyviä asiakirjoja ovat esimerkiksi rakennuspiirustukset ja rakennuslupahakemukset.

Kotkan tietovarannot ja niiden alaiset tietoaineistokokonaisuudet

Tietopalvelu ja tietopyynnön tekoa helpottavia linkkejä

Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat ja nähtävillä olevat viranhaltijapäätökset julkaistaan Kotkan kaupungin Halli-julkaisussa.
Siirry Halli-julkaisusivustolle

Tietosuoja-sivulla kerrotaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröityjen oikeuksista muun muassa omien tietojen tarkastukseen ja virheellisten tietojen korjaukseen liittyen:
Siirry Kotkan kaupungin Tietosuoja -sivustolle

Kotkan kaupunginarkiston sivuilla voi tutustua listaan kaupungin keskusarkiston säilyttämistä paperisista asiakirja-aineistoista ja tutustua kaupunginarkiston tarjoamaan tietopalveluun:
Siirry Kotkan kaupunginarkiston sivustolle

Asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävät maksut

Asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti. Tarkemmat tiedot maksuista löytyvät verkkosivulta
Siirry Maksut ja taksat -sivulle