Palvelut
Kysytyimmät aineistot
Kaikkein kysytyimpiä aineistoja ovat rakennus-/rakennepiirustukset, neuvola- ja terveyskortit, rokotetiedot sekä koulujen päättötodistukset. Rakennuspiirustukset ovat arkistolla vuoteen 1977 asti ja rakennepiirustukset vuoteen 2017 asti. Uudemmat rakennus- ja rakennepiirustukset ovat rakennusvalvonnassa kaupungintalon 1. kerroksessa. Rakennus- ja rakennepiirustukset löytyvät kiinteistötunnuksen sekä osoitteen perusteella, mutta liitettyjen kuntien osalta vanhat rakennuslupahakemukset löytyvät luvanhakijan nimellä. Kaupunginarkistolla on päättötodistuksia kaupungin omistamista sekä siihen liitettyjen kuntien (Haapasaari, Kymi) sekä Karhulan kauppalan kouluista. Viimeisimmät päättötodistukset ovat pääsääntöisesti kouluilla. Valtion koulujen päättötodistukset ovat kansallisarkistossa.
Tietopyynnöt ja -palvelu
Tietopyynnön voi lähettää postitse, sähköpostitse, puhelimitse tai käymällä kaupunginarkiston toimistossa normaalien aukioloaikojen mukaisesti. Tietopyyntöihin vastataan mahdollisimman pian tai vaativissa tapauksissa viimeistään julkisuuslain sekä tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskevissa tietopyynnöissä varmistamme pyytäjän tiedonsaantioikeuden. Jos pyydettyä asiakirjaa tai tietoa ei löydy arkistostamme, niin ohjaamme asiakkaan tai tietopyynnön eteenpäin oikeaan paikkaan.
Keskusarkiston henkilökunta opastaa arkiston käytössä ja luovuttaa asiakirjoja tutkijahuoneessa käytettäväksi. Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon sekä joihinkin erikoisarkistoihin. Henkilökunta tekee tarvittaessa selvityksiä arkistoon talletetuista asiakirjoista. Vaativista selvityksistä peritään maksu.
Tutkijahuone
Keskusarkiston asiakkaiden käytettävissä on tutkijahuone, jossa voi perehtyä arkiston asiakirjoihin. Tutkijahuoneen sekä asiakirjojen käyttö on maksutonta. Tutkijahuoneen voi tarvittaessa varata myös kaupunginarkiston normaaleiden aukioloaikojen ulkopuolelta. Tutkijahuoneessa on käytössä mikrofilmien/-korttien lukulaite.
Kopiot
Arkiston asiakirjoista voi tarvittaessa tilata paperiset tai sähköiset kopiot. Asiakirjojen lunastuksesta peritään maksu. Jos asiakirjat ovat kooltaan sellaisia, että niistä ei ole mahdollista ottaa kopioita laitteillamme, niin työ on mahdollista teettää arkiston ulkopuolella asiakkaan maksaessa kulut. Julkisia asiakirjoja on myös mahdollista kuvata.
Neuvola- ja terveys- sekä roketekortti
Neuvola- ja terveys- sekä rokotekortteihin sisältyvissä tietopyynnöissä täytyy mainita nimitiedot, lapsuudenaikainen sukunimi (jos se on eri kuin nykyisin), syntymäaika sekä Kotkassa käydyt koulut. Neuvola- ja terveyskortit voidaan luovuttaa kirjallisen allekirjoitetun pyynnön perusteella tai asiakkaan henkilökohtaisen käynnin yhteydessä siten, että asianomainen todistaa henkilöllisyytensä virallisella henkilötodistuksella. Omia rokotustietoja voi tiedustella e-lomakkeella. Rokotustiedot voidaan lähettää suojatulla sähköpostilla tai kopion voi noutaa arkiston toimistosta todistamalla henkilöllisyytensä.
ASIAKIRJOISTA PERITTÄVÄT LUNASTUKSET JA NIIDEN ANTAMISESTA PERITTÄVÄT MAKSUT
ROKOTUSKORTIN TILAUSLOMAKE (Kaupunginarkistoon on toimitettu ainoastaan Kotkassa koulunsa käyneiden vanhat rokotustiedot.)
KÄYTTÖ- TAI TUTKIMUSLUPAHAKEMUS Salassa pidettävien asiakirjojen tai 100 vuotta nuorempien henkikirjojen käyttöön tutkijahuoneessa
Tutkimus- ja käyttölupahakemus tulee täyttää aina, kun tutkimus kohdistuu salassa pidettäviin aineistoihin tai 100 vuotta nuorempiin henkikirjoihin tai niihin verrattaviin henkilörekistereihin (mm. verotusluettelot). Hakemus tulostetaan ja palautetaan täytettynä sekä allekirjoitettuna keskusarkistoon joko postitse tai skannattuna osoitteeseen arkisto@kotka.fi. Henkikirjojen ja verotusluetteloiden osalta käyttölupahakemuksen voi täyttää myös paikan päällä arkistossa, mutta salassa pidettävien aineistojen tutkimiseen on haettava tutkimuslupaa aina etukäteen.