Palvelut
Keskusarkiston henkilökunta opastaa arkiston käytössä ja luovuttaa asiakirjoja tutkijahuoneessa käytettäväksi. Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon sekä joihinkin erikoisarkistoihin. Henkilökunta tekee tarvittaessa selvityksiä arkistoon talletetuista asiakirjoista. Vaativista selvityksistä peritään maksu. Arkiston asiakirjoista voi tarvittaessa tilata paperiset tai sähköiset kopiot. Asiakirjojen lunastuksesta peritään maksu. Jos asiakirjat ovat kooltaan sellaisia, että niistä ei ole mahdollista ottaa kopioita laitteillamme, niin työ on mahdollista teettää arkiston ulkopuolella asiakkaan maksaessa kulut. Julkisia asiakirjoja on myös mahdollista kuvata.
Tietopyynnöt ja -palvelu
Tietopyyntö tulee lähettää ensisijaisesti sähköpostitse, mutta sen voi tehdä myös puhelimitse, postitse tai käymällä kaupunginarkiston toimistossa ennalta sovittuna aikana arkisin klo 9-15. Tietopyyntöihin vastataan mahdollisimman pian tai vaativissa tapauksissa viimeistään julkisuuslain sekä tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskevissa tietopyynnöissä varmistamme pyytäjän tiedonsaantioikeuden. Jos pyydettyä asiakirjaa tai tietoa ei löydy arkistostamme, niin pyrimme ohjaamaan asiakkaan tai tietopyynnön eteenpäin oikeaan paikkaan.
Tutkijahuone
Keskusarkiston asiakkaiden käytettävissä on tutkijahuone, jossa voi perehtyä arkiston asiakirjoihin. Tutkijahuoneen sekä asiakirjojen käyttö on maksutonta. Tutkijahuoneen voi tarvittaessa varata myös kaupunginarkiston normaaleiden aukioloaikojen ulkopuolelta.
Kysytyimmät aineistot
Kaikkein kysytyimpiä aineistoja ovat rakennus-/rakennepiirustukset sekä koulujen päättötodistukset. Rakennuspiirustukset ovat arkistolla vuoteen 1977 asti ja rakennepiirustukset vuoteen 2017 asti. Uudemmat rakennus- ja rakennepiirustukset ovat rakennusvalvonnassa kaupungintalon 1. kerroksessa. Rakennus- ja rakennepiirustukset löytyvät kiinteistötunnuksen sekä osoitteen perusteella, mutta liitettyjen kuntien osalta vanhat rakennuslupahakemukset löytyvät luvanhakijan nimellä. Kaupunginarkistolla on päättötodistuksia kaupungin omistamista sekä siihen liitettyjen kuntien (Haapasaari, Kymi) sekä Karhulan kauppalan kouluista. Viimeisimmät päättötodistukset ovat pääsääntöisesti kouluilla. Valtion koulujen päättötodistukset ovat kansallisarkistossa.
Kotiseutuarkisto
Kotkan kaupungin keskusarkiston yhteydessä toimii kotiseutuarkisto, joka ottaa vastaan nykyisen Kotkan alueen (Kotkan kaupungin, entisen Kymin ja Haapasaaren kuntien, Karhulan kauppalan sekä luovutetun ulkosaariston) järjestöjen, yhteisöjen, yritysten ja yksityishenkilöiden arkistoja. Kotiseutuarkisto vastaanottaa asiakirjat lahjoituksina. Luovutettavasta aineistosta laaditaan aina luovutussopimus tai lahjakirja. Kotiseutuarkistoon luovutetut aineistot ovat tutkijoiden käytössä luovutussopimuksen mukaisesti. Aineiston ja asiakirjojen luovuttaminen kotiseutuarkistoon on maksutonta. Ole aina yhteydessä kaupunginarkiston henkilökuntaan ennen aineiston toimittamista.
Koska luovutetut yksityisarkistot halutaan saada välittömästi tutkijoiden ja muiden aiheesta kiinnostuneiden käyttöön, toivomme, että arkistot luovutetaan ennakkoon järjestettyinä ja esiseulottuina. Arkistojen järjestämisestä on laadittu ohjeistus, jonka tarkoitus on auttaa aineiston luovuttamista suunnittelevien työtä aineistojen järjestämiseksi.
Käyttö- tai tutkimuslupahakemus
Tutkimus- ja käyttölupahakemus tulee täyttää aina, kun tutkimus kohdistuu salassa pidettäviin aineistoihin tai 100 vuotta nuorempiin henkilörekistereihin. Tutkimuslupa haetaan etukäteen Kotkan kaupungin sähköisellä tutkimuslupahakemuksella.