Tietosuoja

Palveluiden käyttäjien yksityisyydensuojan ja oikeusturvan takia on tärkeää, että Kotkan kaupunki käsittelee henkilötietoja asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyä ohjaava lainsäädäntö on perustunut 25.5.2018 lukien Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), jota sovelletaan kaupungin palvelutuotannossa tarvittavien henkilötietojen käsittelyyn. EU:n tietosuoja-asetusta täydentää kansallinen tietosuojalaki (1050/2018). Uuden lainsäädännön tavoitteena on parantaa asiakkaiden oikeuksia ja henkilötietojen suojaa.

Suurin osa Kotkan kaupungin palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen, yleiseen etuun tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa ei tarvita erillistä suostumusta henkilötietojen käsittelyä varten. Jotkut Kotkan kaupungin tarjoamista palveluista ovat kuitenkin sellaisia, joihin henkilötiedot kerätään suostumukseen perustuen ja tässä tapauksessa pyydämme suostumuksen tietojen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus myös peruuttaa annettu suostumus milloin tahansa.

Tietosuojan toteuttaminen Kotkan kaupungissa

Kotkan kaupungin tietosuojan toteuttaminen perustuu tietosuojapolitiikkaan, olemassa olevien henkilötietojen kokonaiskuvaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvään riskien määrittelyyn.

Tietosuoja-asetuksen pääperiaatteiden mukaisesti Kotkan kaupungilla käsitellään henkilötietoja alla olevien periaatteiden mukaisesti:

  • lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi
  • suunnitellun käyttötarkoituksen mukaisesti
  • henkilötietoja kerätään vain käyttötarkoituksen mukainen määrä, ei enempää
  • henkilötietojen käsittely toteutetaan täsmällisesti
  • henkilötietoja säilytetään käyttötarkoituksen kannalta tarkoituksenmukainen aika
  • henkilötietojen käsittelyssä toteutetaan henkilötietojen eheyden ja luottamuksellisuuden periaatetta

Kotkan kaupungin tietosuojapolitiikan mukaisesti henkilökunnan tietosuojaosaamisesta huolehditaan säännöllisen koulutuksen avulla. Lisäksi kaikki Kotkan kaupungin työntekijät ovat allekirjoittaneet tai hyväksyneet tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen. Tietosuojan perusperiaatteiden läpikäynti on lisäksi sisällytetty uuden työntekijän perehdytysohjelmaan. Kotkan kaupungissa toimii johdon tukena tietosuojaryhmä.

Mihin käytämme henkilötietoja

Kotkan kaupungilla henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään lakisääteisen viranomaistoiminnan toteuttamiseksi ja kuntalaisten palveluiden järjestämiseksi. Tietoja säilytetään suunnitelmallisesti ja lainsäädännön määräämän, asian käsittelyyn tai palvelun toteuttamisen edellyttämän ajan.

Kerättävät henkilötiedot vaihtelevat palvelu- ja vastuualuekohtaisesti. Pääasiassa kerättäviä henkilötietoja ovat: nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilinumero. Harvemmin kerättyjä ja käytettyjä henkilötietoja ovat ruoka-aineallergia, asiantuntijalausunto, uskonto, diagnoosi, paikka- ja sijaintitieto, kiinteistötunnus sekä syntymäaika. Kotkan kaupungilla on myös kulunvalvontaan liittyviä henkilörekisterejä, joiden kohdalla voidaan puhua laajamittaisesta henkilötietojen käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa erilaisia oikeuksia rekisteröidylle, eli henkilölle, jonka tietoja käsitellään. Oikeuksia sovelletaan eri tavoin riippuen siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus, siitä käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei. Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tiedot itseään koskevista rekisterinpitäjän käsittelemistä tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kaupungin rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Vastustamisoikeus

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Lisätietoa tietosuojasta:

Alla olevasta linkistä pääsee Tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuille, jossa on paljon tietosuojaan liittyvää informaatiota sekä mahdollisuus sähköiseen asiointiin.
Tietosuojavaltuutetun toimisto

Alla olevasta linkistä pääsee tutustumaan EU:n tietosuoja-asetuksen sisältöön.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus

Henkilörekisteritietojen korjaamis- ja tarkastuspyyntölomakkeet:

HENKILOREKISTERITIETOJEN KORJAUSPYYNTÖ (rtf)

Henkilörekisteritietojen tarkastuspyyntö (rtf)