Hankintatoimi ja -käytännöt

Kotkan kaupungilla sekä kilpailuttamiseen että ostamiseen on vakiintunut ns. hybridimalli: osa toiminnasta on keskitettyä ja osa toteutetaan hajautetusti palvelualueilla ja toimintayksiköissä.

Kotkan kaupungin hankintatoimi ylätasolla

Kilpailuttaminen on hajautettu siten, että hankintalain alaiset hankinnat kilpailuttaa pääsääntöisesti kaupungin talousyksikössä toimiva hankintasuunnittelu (hankintapäällikkö tai hankintasuunnittelija). Tarvittaessa kilpailutuspalveluita voidaan ostaa ulkopuolelta. Kilpailutuksen toteuttajan päättää tilaaja eli hankinnan tekevä toimintayksikkö tai palvelualue.

Pienhankinnat kilpailutetaan ja ostetaan itsenäisesti vastuualueilla ja toimintayksiköissä, mutta tarvittaessa hankintasuunnittelu avustaa esimerkiksi hankinta-asiakirjojen valmistelussa ja tarjouskilpailussa.

Varsinainen sopimuskauden aikainen ostaminen on hajautettu siten, että osa tavaraostoista tehdään keskusvaraston kautta ja osan ostavat palvelualueet ja toimintayksiköt suoraan. Palveluiden ostaminen tapahtuu kokonaan hajautetusti, yksiköt tilaavat palvelut suoraan palveluntuottajilta joko kertasopimuksella tai vuosisopimusten puitteissa.

Koska käytössä on edellä kuvattu osittain hajautettu malli, jossa kaikkia kilpailutuksia/ostoja ei ohjata hankintasuunnittelun ja/tai varaston kautta, on tärkeää, että jokainen työntekijä ymmärtää ohjeistusten noudattamisen merkityksen kaupungin toiminnalle, osaa hyödyntää voimassa olevia sopimuksia sekä tietää, kehen ottaa yhteyttä hankintasopimuksen elinkaaren eri vaiheissa. Olennaisessa roolissa hankintoihin liittyvän toiminnan päivittäisessä seurannassa ja ohjeistamisessa ovat toimipisteiden päälliköt ja lähiesimiehet, jotka työssään ohjaavat ja hyväksyvät erilaisia hankintoja.

Hankintasopimuksen elinkaaren aikainen vastuunjako

Kaupungilla on tunnistettu ja kuvattu ylätasolla hankintasopimuksen elinkaaren aikainen vastuunjako. Tämä koskee hankintalain kynnysarvot ylittäviä hankintoja, pääsääntöisesti pienhankinnoissa tilaaja vastaa myös suunnittelusta ja kilpailutuksesta. Vastuunjako perustuu kaupungin hallintosääntöön ja sopimustenhallintaohjeistoon. Tavoitteena on Hankintaperiaatteet – toimintasuunnitelmassa kuvatun mukaisesti, että hankintojen painopiste siirtyy kilpailutusvaiheesta hankinnan suunnitteluun ja sopimusaikaiseen hankinnan johtamiseen.

Hankintasopimuksen elinkaaren aikainen vastuunjako

Hankinnan kilpailutusprosessin aloittaa aina tilaava palvelualue tai toimintayksikkö ilmoittamalla siitä riittävän ajoissa hankintasuunnitteluun. Jos kilpailutettavalla sopimuksella ei ole vielä sopimusvastaavaa, tämä nimetään aloitusvaiheessa.

Hankinnan suunnitteluvaiheessa hankintalain noudattamisesta vastaavan hankinta-asiantuntijan ja kohteen määrittelystä vastaavien sopimusvastaavan ja muiden tilaajan substanssiosaajien lisäksi on mukana myös muita erityisasiantuntijoita, kuten tietosuojavastaava. Näin varmistetaan, että tarjouspyynnössä/hankintasopimuksessa on huomioitu kunkin hankinnan kohteeseen liittyvä erityisohjeistus ja lainsäädäntö. Viimeistään suunnitteluvaiheessa hankinnasta vastaava palvelualue tai toimintayksikkö myös päättää, miten kaupungin strategiset painotukset huomioidaan joko soveltuvuus- tai vähimmäisvaatimuksina taikka laadullisina kriteereinä.

Suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös, saavutetaanko yhteishankinnoilla esimerkiksi huomattavaa taloudellista etua esimerkiksi suurempien hankintavolyymien muodossa. Yhteishankintaan mukaanlähdöstä päättää yleensä vastuualuejohtaja, jonka vastuualueella ko. hankintoja tehdään eniten. Tämän jälkeen talousjohtaja tai kaupunginhallitus tekee varsinaisen päätöksen yhteishankintaan sitoutumisesta Kotkan kaupungin hallintosäännön 9 §:n mukaisesti.

Kilpailutusprosessin valmistuttua hankintasopimusten allekirjoittamisesta, elinkaaren aikaisesta toteuttamisesta ja seurannasta vastaa kyseisen hankinnan tehnyt, yksi tai useampi, toimintayksikkö tai palvelualue kaupungin voimassa olevan ohjeistuksen mukaisesti. Käytännössä elinkaaren aikaisesta toimittajaseurannasta ja -yhteistyöstä vastaa sopimukselle nimetty sopimusvastaava tai sopimusvastaavat.

Markkinakartoitukset

Suunnitteluvaiheessa järjestetään tarpeen mukaan markkinakartoituksia. Avoin keskustelu tilaajien ja toimittajien välillä on tärkeä osa hankinnan määrittelyä esimerkiksi silloin, kun tilaajilla ei ole viimeisintä tietoa markkinoilla olevista ratkaisuista, tai vaikkapa hinnoittelumekanismeista tarvitaan lisätietoa.

Seuraavassa on kuvattu viime vuosien aikana kaupungin hankinnoissa käytettyjä markkinakartoitusten toteuttamistapoja (pohjautuu Julkisten hankintojen neuvontayksikön julkaisemaan taulukkoon).

TOTEUTTAMISMALLI KENEN KANSSA SUOSITELTAVAA KÄYTTÄÄ SILLOIN KUN
DOKUMENTTIEN LÄHETTÄMINEN LUETTAVAKSI (ns. tekninen vuoropuhelu) Potentiaaliset tarjoajat (yritykset) halutaan varmistaa, että tarjouspyyntömateriaali on suurelta osin kunnossa, tai halutaan lähettää alustavia suunnitelmia huomioitavaksi
TOIMITTAJIEN TAPAAMINEN YHTEISESTI Potentiaaliset tarjoajat (yritykset) halutaan keskustella yleisellä tasolla hankinnan toteuttamisesta, tai halutaan keskustella suurista linjoista.
TOIMITTAJIEN TAPAAMINEN YKSITELLEN Potentiaaliset tarjoajat (yritykset) on tarpeen keskustella toimittajien kanssa hankinnan yksityiskohdista ja kirjallinen läpikäynti ei ole riittävä.
VERROKKIYKSIKÖIDEN HUOMIOIMINEN Muut hankintayksiköt verrokkiyksiköt ovat kilpailuttaneet vastaavia hankintoja
ULKOPUOLISEN ASIANTUNTIJA-AVUN HYÖDYNTÄMINEN Asiantuntija sisäinen substanssiosaaminen ei riitä
KEHITTÄMISTYÖPAJAT Tuottajat, asiantuntijat on tarpeen hakea ratkaisua tiettyyn asiaan ei niinkään tiettyyn hankintaan
HANKINTOJEN MARKKINOINTIPÄIVÄT (Esim. seudullinen hankintapäivä) Potentiaaliset tuottajat halutaan tiedottaa tulevista hankinnoista yleisellä tasolla

 

Markkinakartoituksessa tilaajan aktiivinen osallistuminen on ensiarvoisen tärkeää, koska hankintamenettelyssä syntyvä sopimus tulee tämän käyttöön. Tilaajan tehtävänä on kartoittaa tarpeet, keskustella hankinnasta toimittajien kanssa, arvioida markkinatarjoomaa tarpeisiinsa nähden ja pohtia soveltuvia vähimmäisvaatimuksia esimerkiksi teknisiin tai taidollisiin tekijöihin liittyen. Tilaaja voi toteuttaa markkinakartoituksen itse tai pyytää hankintasuunnittelua avustamaan esim. niiden järjestämisessä tai HILMAan tehtävissä kutsuissa.

Mikäli markkinoilta ei löydy tilaajan tarpeisiin vastaavaa valmista tuotetta, voidaan tietyissä tilanteissa käyttää hankintamenettelynä innovaatiokumppanuutta tilaajan tarpeen mukaisen, täysin uuden tavara- tai palvelutuotteen luomiseen markkinoille. Seudullisen elinvoiman edistämisen näkökulmasta markkinakartoituksilla kerrotaan myös yrityksille, mitä hankintoja kaupungilla on suunnitteilla, jolloin yrityksillä on mahdollisuus tarvittaessa kehittää toimintaansa vastaamaan tarpeita.

Hankintasuunnittelu käy tarvittaessa kirjallista keskustelua (ns. tekninen vuoropuhelu) potentiaalisten toimittajien kanssa. Tällä vuoropuhelulla pyritään varmistamaan, ettei tarjouspyyntöön jää mitään tahattomasti kilpailua estävää asiaa tai esimerkiksi epätäsmällisiä ilmauksia. Tavoitteena on saada tarjouspyynnöstä niin yksiselitteinen, ettei tarjouskilpailun aikana tulisi tarvetta laajoille lisäkysymyksille ja tarjouksen antaminen sekä tietenkin sopimuskauden yhteistyö voittaneen kanssa olisi mahdollisimman selkeää.