Tietosuoja

EU:n yleinen tietosuoja-asetus on 25.5.2018 lukien henkilötietojen käsittelyyn sovellettavaa lainsäädäntöä ja se määrittää periaatteet henkilötietojen käsittelylle.

Tietosuojalla tarkoitetaan tehtäväkokonaisuutta, mm. ohjeistuksia ja prosessikuvauksia, jonka tarkoituksena on suojata henkilön yksityisyys henkilötietojen käsittelyssä vallitsevan lainsäädännön hengessä. Kotkan kaupungilla tämä tarkoittaa asiakkaiden, henkilöstön ja sidosryhmien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.

Tietosuojan asianmukaisella toteuttamisella pyritään Kotkan kaupungin tietohallintostrategian mukaisesti sähköisten palvelujen mahdollisimman laajaan käyttöön sekä parantamaan asiakkaiden luottamusta sähköisiin palveluihin sekä muihin digitalouden tarjoamiin mahdollisuuksiin kaupungin toiminnassa.

Kotkan kaupungin tietosuojan toteuttaminen perustuu tietosuojapolitiikkaan, olemassa olevien henkilötietojen kokonaiskuvaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvään riskien määrittelyyn.

Tietosuoja-asetuksen pääperiaatteiden mukaisesti Kotkan kaupungilla käsitellään henkilötietoja alla olevien periaatteiden mukaisesti:

  • lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi
  • suunnitellun käyttötarkoituksen mukaisesti
  • henkilötietoja kerätään vain käyttötarkoituksen mukainen määrä, ei enempää
  • henkilötietojen käsittely toteutetaan täsmällisesti
  • henkilötietoja säilytetään käyttötarkoituksen kannalta tarkoituksenmukainen aika
  • henkilötietojen käsittelyssä toteutetaan henkilötietojen eheyden ja luottamuksellisuuden periaatetta

Kotkan kaupungin tietosuojapolitiikan mukaisesti henkilökunnan tietosuojaosaamisesta huolehditaan säännöllisen koulutuksen avulla. Lisäksi kaikki Kotkan kaupungin työntekijät ovat allekirjoittaneet tai hyväksyneet tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen. Tietosuojan perusperiaatteiden läpikäynti on lisäksi sisällytetty uuden työntekijän perehdytysohjelmaan.
Kotkan kaupungin johdon tukena toimii tietosuojaryhmä.

Mihin käytämme henkilötietoja

Kotkan kaupungilla henkilötietoja kerätään, käsitellään (tietojen hyödyntäminen palveluiden toteuttamiseksi) ja säilytetään lakisääteisen viranomaistoiminnan toteuttamiseksi ja kuntalaisten palveluiden järjestämiseksi. Tietoja säilytetään suunnitelmallisesti ja lainsäädännön määräämän, asian käsittelyyn tai palvelun toteuttamisen edellyttämän ajan.

Kerättävät henkilötiedot vaihtelevat palvelu- ja vastuualuekohtaisesti. Pääasiassa kerättäviä henkilötietoja ovat: nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilinumero. Harvemmin kerättyjä ja käytettyjä henkilötietoja ovat ruoka-aineallergia, asiantuntijalausunto, uskonto, diagnoosi, paikka- ja sijaintitieto, kiinteistötunnus sekä syntymäaika. Kotkan kaupungilla on myös kulunvalvontaan liittyviä henkilörekisterejä, joiden kohdalla voidaan puhua laajamittaisesta henkilötietojen käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteri sisältää ja samalla saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei. Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tiedot itseään koskevista henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus tarvittaessa täydentää puutteelliset henkilötiedot toimittamalla lisäselvitys rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden tai jos käsittely on rekisteröidyn mielestä lainvastaista.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa mahdollisuus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Tällainen tilanne on mm. suoramarkkinointi.

Mikäli henkilötietoa ei enää tarvita rekisterinpitäjän suunniteltuun käyttötarkoitukseen, poistetaan henkilötiedot rekisteristä, ellei niille ole lainsäädännössä määritelty säilytysaikaa.

Samoin, jos rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, on suostumuksella käsitellyt henkilötiedot poistettava käytöstä.

Lisätietoa tietosuojasta:

Alla olevasta linkistä pääsee Tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuille, jossa on paljon tietosuojaan liittyvää informaatiota sekä mahdollisuus sähköiseen asiointiin.
Tietosuojavaltuutetun toimisto

Alla olevasta linkistä pääsee tutustumaan EU:n tietosuoja-asetuksen sisältöön.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
 

Huomaathan, että sähköpostilla tai suojaamattomalla verkkolomakkeella ei kannata lähettää luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnusta tai pankkitilin numeroa!

Suojatussa yhteydessä tiedon siirto on turvallista, sillä siinä tietoliikenne käyttäjän ja palvelimen välillä on salattu. Suojatun yhteyden tunnistaa verkko-osoitteen https://-alusta, kun tavallisesti se on http://. Lisäksi useimmat selaimet kertovat salatun yhteyden aloittamisesta ja lopettamisesta. Suojattu sähköpostiyhteys on Kotkan kaupungilla käytössä eräissä eKymi.fi -portaalin (Kotka - Pyhtää - Hamina) palveluissa. Suojatun sähköpostin lähettäminen onnistuu myös Sähköinen asiointi -osiosta.

Huomaathan, että sähköpostilla tai suojaamattomalla verkkolomakkeella ei kannata lähettää luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnusta tai pankkitilin numeroa!

Suojatussa yhteydessä tiedon siirto on turvallista, sillä siinä tietoliikenne käyttäjän ja palvelimen välillä on salattu. Suojatun yhteyden tunnistaa verkko-osoitteen https://-alusta, kun tavallisesti se on http://. Lisäksi useimmat selaimet kertovat salatun yhteyden aloittamisesta ja lopettamisesta. Suojattu sähköpostiyhteys on Kotkan kaupungilla käytössä eräissä eKymi.fi -portaalin (Kotka - Pyhtää - Hamina) palveluissa. Suojatun sähköpostin lähettäminen onnistuu myös Sähköinen asiointi -osiosta.

Henkilörekisteritietojen korjaamisvaatimus ja tarkastuspyyntölomakkeet

Henkilörekisteritietojen korjaamisvaatimus

Henkilörekisteritietojen tarkastuspyyntö

Tietosuoja- ja rekisteriselosteet

Hallinto

Omistajaohjauksen resurssipankki

Sidonnaisuusrekisteri

Nuorisotyö

Nuorisotyön tietosuojaseloste

 

Perhe- ja sosiaalipalvelut

Adoptiorekisteri

Aikuissosiaalityön rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri

Isyyden selvittämisen asiakasrekisteri

Kameravalvonta maahanmuuttajatyön palvelualue rekisteri

Kameravalvonta mielenterveys- ja päihdepalveluiden rekisteri

Kameravalvonta sosiaalityön palvelualue reksiteri

Kehitysvammahuollon rekisteri

Kotimittaushankkeen pilotin potilaiden mittaustulosrekisteri

Kotkan terveydenhuollon hoitotarvikejakelun asiakasrekisteri

Kotkan sosiaali- ja terveydenhuollon inkontinenssituotteiden asiakasrekisteri

Kotkan tulkkikeskuksen asiakkaiden yhteyshenkilöiden sekä tulkkien ja kääntäjien rekisteri

Kouluterveydenhuollon asiakasrekisteri

Kuntaan sijoitettujen lasten valvontarekisteri

Kuntouttavan työtoiminnan selvitys/tilitys työvoimahallinnolle

Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden asiakasrekisteri

Lastensuojeluilmoitusten rekisteri

Lastensuojelun asiakasreksiteri

Maahanmuuttotoimiston asiakasrekisteri

Maksusitoumus sopimussilmälääkärille

Neuvolatoiminnan asiakasrekisteri

Omaishoidontuen rekisteri

Opiskeluterveydenhuollon asiakasrekisteri /korkea-aste

Opiskeluterveydenhuollon asiakasrekisteri /toinen aste

Perhehoitajien hyvintointi- ja terveystarkastusten yhteystietorekisteri

Perhehoitajien rekisteri

Perusopetuksen ja toisen asteen koulutuksen kuraattoreiden asiakasrekisteri

Perusopetuksen ja toisen asteen koulutuksen psykologien asiakas- ja potilasrekisteri

Rakennus- ja huoneistorekisteri

Sosiaali- ja kriisipäivystyksen rekisteri

Talous- ja velkaneuvonnan rekisteri

Toimeentulotuen alarekisteri - Välitystiliasiakkaiden osarekisteri

Toimeentulotuen rekisteriseloste

Tukihenkilöiden ja -perheiden rekisteri

Turvakotitoiminnan rekisteri (Kymenlaakson alueen toiminta)

Työmarkkinatuen kunnan maksuosuuden asiakasrekisteri

Vaikeavammaisten kuljetuspalvelu rekisteri

Vammaispalvelun rekisteri

Terveyspalvelut

Terveydenhuollon_potilas-_ja_asiakasrekisteri

Terveydenhuollon puhelutallenteiden rekisteri

Tietohallinto

Sähköisen asioinnin palvelut, Kuntalaistili rekisteriseloste

Vanhustenhuolto

Hoivapalvelun asiakarekisteri (Effica osastonhallinta)

Kotihoidon asiakasrekisteri (Effica kotihoito)

IkäOpastin asiakastietorekisteri

Ympäristöpalvelut

Provet-tietokanta

Eläinsuojelutarkastukset

Tarkastaja - Digia

Yhteystiedot

Tietosuojavastaava
Kotkan kaupunki
tietosuojavastaava (at) kotka.fi

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojavastaava:
sosiaali-terveydenhuolto.tietosuoja
(at) kotka.fi