Tapahtuman järjestäminen Kotkan Kantasatamassa

Kotkan kaupunki pyrkii keskittämään tapahtumien järjestämistä Kantasatamaan, etenkin silloin kun kysymyksessä on ulkopuolinen tapahtumanjärjestäjä.
Alueella on runsaasti tilaa eri kokoisiin tapahtumiin ja alueelle rakennettu Tapahtuma-aukio tarjoaa hyvät puitteet suurienkin tapahtumien järjestämiseen.
Tapahtumanjärjestäjän on kuitenkin erityisesti huomioitava, että Kotkan kaupunki on strategiassaan sitoutunut suojelemaan ympäristöä ja tässä tapauksessa ennen kaikkea Itämerta, minä vuoksi Kantasatamassa ympäristönsuojeluun on kiinnitettävä poikkeuksellista huolellisuutta.

Kaupunki asettaakin tapahtumien järjestäjille erilaisia ehtoja ja vaatimuksia, jotta tapahtuma soveltuu Kantasatamaan ja samalla huomioi myös muut alueelle toimijat – ennen kaikkea Merikeskus Vellamon ja tapahtumakeskus Satama Areenan.

Tapahtumanjärjestäjän on huomioitava, että:

1. Kantasatamassa järjestettävistä tapahtumista on tehtävä kaupungille kirjallinen lupahakemus.
2. Hakemukset käsitellään kaupungin maanhankinnan ja -luovutuksen palveluyksikössä. Tapahtumaluvista antaa viranhaltijapäätöksen tonttipäällikkö kaupungin hallintosäännön mukaisesti. Lupahakemus tapahtumaa varten tulee jättää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, kuitenkin viimeistään kaksi kuukautta ennen aiottua tapahtumaa.
3. Kantasatamaan sijoittuvat tapahtumat ohjataan ensisijaisesti Tapahtuma-aukiolle. Mikäli tapahtuma ei mahdu Tapahtuma-aukiolle, voidaan tapahtumaa laajentaa ns. standardialueille. Näitä alueita Kantasatamassa ovat:
   • Härniemen laiturin alue
   • Kantasataman parkki P1
   • Pohjoislaituri
   • Välilaituri
   • Satamakadun parkki P3

4. Kantasataman alue on pääosin tasaista asvalttia ja näin olleen esteetöntä, mutta jos tapahtumassa on rakennelmia ja kulkemiseen vaikuttavia poikkeusjärjestelyjä, on esteettömyydestä huolehdittava. Esteettömyys mahdollistaa kaikkien ihmisten tasavertaisen osallistumisen tapahtumiin ja parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta ja ennen kaikkea turvallisuutta.
5. Kantasataman alueiden käytölle voidaan harkinnanvaraisesti myöntää osittainen tai täysi vapautus maksuista, jos kyseessä on:
   • Kaupunginhallituksen määrittelemä vetovoimatapahtuma.
   • Paikallisen järjestön, yhdistyksen, urheiluseuran, oppilaitoksen tai päiväkodin järjestämä kaikille avoin, maksuton ja yleishyödyllinen tapahtuma.
   • Pienimuotoinen ja lyhytkestoinen tilapäinen liikennejärjestely perhetapahtuman tai muun vastaavan hankkeen vuoksi, mikä ei aiheuta tarkastuskäyntejä.
   • Siivous- ja ympäristötalkoot.
   • Yleinen vaaleihin liittyvä tapahtuma tai tilaisuus vaalimainonta-aikana.
   • Puolustusvoimien, Poliisin, Pelastuslaitoksen tai muun vastaavan julkisen tahon työ, harjoitus tai tapahtuma.
   • Paikallisesti perinteikkäät ja perinteitä ylläpitävät tapahtumat.

6. Tapahtuma-aukion ja muiden Kantasataman alueiden vuokrat on lueteltu liitteenä olevassa hinnastossa. Tapahtuma-alueiden hinnasto
   Muilla kuin standardialueilla järjestettäviä tapahtumia varten sovelletaan yleisten alueiden käyttömaksutaulukon mukaista hinnastoa.
7. Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuma-alueen ja tapahtuman turvallisuudesta koko tapahtuman ja sen järjestämisen ajan. Järjestäjä vastaa myös liikenteenohjauksesta tapahtumaluvassa määritellyille pysäköintialueille. Merikeskus Vellamon pysäköintialue on tarkoitettu ainoastaan Vellamon asiakkaille ja tapahtumanjärjestäjä vastaa siitä, että alueelle ei pysäköidä muita autoja.
8. Järjestäjä hankkii tapahtumaansa tarvittavan määrän yleisölle tarkoitettuja wc-tiloja. Jos järjestäjä haluaa, että yleisöllä on mahdollisuus käyttää Merikeskus Vellamon tai Satama Areenan wc-tiloja, on käyttökorvauksesta neuvoteltava hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ko. toimijoiden kanssa.
9. Alue luovutetaan tapahtumajärjestäjän käyttöön siinä kunnossa kuin se on.
10. Alue tulee luovuttaa takaisin kaupungille tapahtuman jälkeen vastaavassa kunnossa kuin se oli ennen tapahtumaa.
11. Alueen istutuksille tai rakenteille ei saa aiheutua haittaa. Tapahtumanjärjestäjä vastaa kaikista em. vahingoista.
12. Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman yleisestä siisteydestä ja huolehtii ettei toiminnasta aiheudu epäsiisteyttä, roskaantumista, maaperän, pinta- tai pohjavesien pilaantumista tai muuta haittaa, häiriötä tai ilkivaltaa ympäristölle. Tapahtuman aikainen jäte- ja käymälähuolto on järjestettävä riittäväksi. Jätteet tulee lajitella niiden ominaisuuksien mukaan ja toimittaa asianmukaiseen käsittelyyn. Jätteet on vietävä pois alueelta, niitä ei saa laittaa alueen yleisiin roska-astioihin. Mikäli siivous laiminlyödään, se tehdään kaupungin toimesta ja siitä laskutetaan tapahtuman järjestäjää.
13. Tapahtuman järjestäjä on velvollinen selvittämään pystytettävien rakenteiden, varusteiden tai laitteiden luvanvaraisuuden ja hakemaan tarvittavat luvat.
14. Tapahtuman järjestäjä on velvollinen selvittämään ja hakemaan muut tapahtumaan liittyvät ja tapahtuman järjestämisen edellyttämät viranomaisluvat ja ilmoitukset. Tapahtuman järjestäjä vastaa siitä, että melusta tai muusta vastaavasta ei aiheudu haittaa alueen muiden toimijoiden kuten Merikeskus Vellamon ja Satama Areenan toimintaan.
15. Tapahtuman järjestäjä vastaa tarvitsemansa sähkön ja veden järjestämisestä. Mikäli tapahtumassa käytetään kaupungin osoittamia vedenottopisteitä tai sähköliittymiä, veloitetaan näistä aiheutuvat kulut tapahtuman järjestäjältä.
16. Tapahtuman järjestäjältä ei veloiteta erillistä luvan tarkastus- ja käsittelymaksua, jos tapahtuman luvan käsittelystä ei aiheudu tavanomaista suurempaa luvan käsittelytyötä.
17. Mikäli tapahtumaa ei järjestetä standardialueilla tai siitä aiheutuu poikkeavia liikenne- tai muita järjestelyjä, peritään lupahakemuksen käsittelystä yleisten alueiden käyttömaksutaulukon mukainen hakemuksen tarkastus- ja käsittelymaksu.

Kantasataman laiturialueilla on käyttöä haittaavia rajoitteita laiturirakenteiden kantavuudessa, jonka vuoksi kaikki alueet eivät sovellu käytettäväksi tapahtumissa, joiden järjestämisessä alueelle sijoitetaan raskasta kalustoa tai ajoneuvoja. Osassa Kantasataman alueista on mahdollisuus osoittaa käyttöön vesialuetta ja laituripaikkoja tapahtuman aikaiselle käytölle.

Satama Areena ja Merikeskus Vellamo

Keskeisiä toimijoita Kantasatamassa ovat tapahtumakeskus Satama Areena ja Merikeskus Vellamo.
Ulkopuolisen tapahtumajärjestäjän on syytä huomioida, että

• Tapahtumanjärjestäjä ei saa käyttää Satama Areenaa tai Merikeskus Vellamoa tapahtumapaikan nimenä millään muotoa, pois lukien tapahtumat, jotka on järjestetty yhteistyössä.
• Mahdolliset radiotaajuudet ja langattomat yhteydet ilmoitettava Satama Areenalle ja Merikeskus Vellamolle hyvissä ajoin ja sopia yhteensovittamisesta.
• Kantasatamassa ei voi järjestää tapahtumia, jotka kilpailevat Satama Areenan tai Merikeskus Vellamon tapahtumien kanssa
• Isompien tapahtumien kuten festivaalien sisältö ja järjestämistapa on käytävä läpi osapuolten kanssa ja varmistettava, että näistä ei ole haittavaikutuksia Satama Areenalle ja Merikeskus Vellamolle.
• Tapahtuman järjestäjän pitää tiedottaa pelastussuunnitelmastaan myös Satama Areenan ja Merikeskus Vellamon henkilökuntaa. Pelastussuunnitelman tulee sisältää keskeiset turvallisuustoimenpiteet, jotka voivat vaikuttaa viereisiin rakennuksiin tai niiden käyttäjiin.

Ohessa lista tapahtuman järjestämiseen liittyvistä luvista ja muuta hyödyllistä tietoa.
Tapahtumalupien listaus