Satama Areena ja sen tiimi taipuu moneen – Yrittäjägaala ylitti taas odotukset

Yli 700 juhlavierasta, joille kaikille tarjoiltiin gaalaillallisen lämmin pääruoka puolen tunnin sisällä – temppu, jota ihmeteltiin illan aikana monessa juhlapöydässä.
Satama Areenalla 5.9. järjestetty Yrittäjägaala osoitti jälleen kerran sen, että kun tapahtuman järjestäjät ovat ammattitaitoisia, työhönsä sitoutuneita ja luottavat toisiinsa, mikä tahansa on mahdollista.

Tapahtuman toteuttamiseen osallistui Satama Areenalla lähes 100 hengen henkilöstö ja kaiken kaikkiaan valmisteluihin, operatiiviseen toimintaan ja jälkihuoltoon osallistui sekä Kotkan-Haminan seudun kehittämisyhtiö Cursorin että Satama Areenan ja sen kumppaniverkoston moniammatillinen tiimi.

Järjestelyt jättivät hyvän mielen paitsi asiakkaille, myös tapahtuman tilaajalle, Cursorille.
”Upeassa miljöössä toteutettuna ja taitavien kumppanien, erinomaisten esiintyjien ja kaikkien tärkeimpien eli yrittäjien yhteistyönä yrittäjägaala onnistui loistavasti”, hehkuttaa Cursorin yrityspalvelujohtaja Elina Reijasalo.

Samaa mieltä kolmannen kerran Satama Areenalla järjestetystä gaalasta on Cursorin viestintäpäällikkö Heli Toikka, joka toimi tapahtuman tuottajana.
”Areena on täydellinen paikka teknisesti vaativien suurten tilaisuuksien järjestämiselle, ja sen tilat, tunnelma sekä toimivuus ovat huippuluokkaa. On hienoa, että meillä on Kotkassa vihdoinkin tällainen paikka, jossa voidaan järjestää ammattimaisesti suurtapahtumia. Satama Areenalla on osaava henkilökunta, joka mahdollistaa tapahtumien onnistumisen”.

Myös Yrittäjägaalan kävijät kehuivat gaalaa vuolaasti ja sosiaalinen media täyttyi kuvista ja kiitoksista vielä useita päiviä gaalan jälkeen.

Huolellinen suunnittelu ja valmistelu takaavat laadun

Satama Areenan keittiömestari Pekka Puhakka kertoo, että yli 700 juhlavieraan palveleminen sujuvasti ja nopeasti ei onnistu ilman huolellista valmistelua ja suunnittelua.
”Jotta pääruoan tarjoilu menee sujuvasti ja ruoka pysyy lämpimänä pöytään asti, niin sen esillepano- eli nostotilanteessa pitää tietysti olla käsiä reilusti sekä keittiön että salin puolella. Keittiöhenkilökuntaa tarvittiin tässä tilaisuudessa 24 henkilöä ja annokset vietiin pöytiin reilun 40 tarjoilijan voimin. Lisäksi salin puolella toimintaa ohjasi neljä hovimestaria ja itse valvoin annosten esillepanoa”, Pekka kertoo ja paljastaa, miten homma käytännössä tehtiin.
”Kuumat lautaset nostetaan lämpökaapeista juuri ennen h-hetkeä 6–7 kappaleen pinoissa parikymmentä metriä pitkälle pöydälle, jossa annoksia kasataan 100–120 lautasellista kerrallaan. Keittiöväestä jokaiselle on annettu oma tehtävä ja jokainen heistä laittaa lautaselle vain yhtä asiaa. On ”lihatyypit”, ”kastiketyypit”, ”lisuketyypit” jne. Sarjatyötä siis mahdollisimman nopeasti ja siististi kunnes lautaset loppuvat”, Puhakka hymyilee.

Pekka Puhakka kertoo myös, että asiakas, tässä tapauksessa Cursor, pääsee halutessaan aina vaikuttamaan illan menuun.
”Yrittäjägaalassa toivottiin, että kymenlaaksolaisuus näkyy jollain tavalla myös illallismenussa. Siksi kartoitin paikallisia tuottajia ja päädyin ottamaan yhteyttä Miehikkälässä sijaitsevan Seppälän Lammastilan Anu ja Harri Turuun. Ajatuksena oli siis löytää gaalaillallisen pääraaka-aine. Sovimme treffit tilalle, jossa kävin sitten tutustumassa ja maistamassa tuotteita”, Pekka Puhakka kertoo.

Tämä tapahtui jo maaliskuun alkupuolella eli puoli vuotta ennen tilaisuutta, joten mistään kovin hätäisestä menusuunnittelusta ei ole kyse.
”Pienehkön lähituottajan ollessa kyseessä asiat pitää sopia todella hyvissä ajoin, jotta varmistetaan raaka-aineen saatavuus”,

Pekka muistuttaa ja kertoo, että miehikkäläläisen karitsan lisäksi gaalamenussa oli mukana ajankohtaan sopivia raaka-aineita kuten kotimaisia sieniä, myskikurpitsaa, omenaa – eli syksyn makuja.

Satama Areenan ravintolapäällikkö Vesa Kivistö puolestaan kertoo, että juhlasalin pöytien kattaminen 700 hengelle ja juhlatilan sisustaminen tehtiin jo gaalaa edeltävänä päivänä ja siihen kului noin 15 henkilöltä kymmenisen tuntia.
”Plaseeraukset pöytiin tehtiin nekin pääosin jo edellisenä päivänä, mutta viimeisteltiin juhlapäivänä, koska aina niihin tulee jonkun verran muutoksia”, Vesa kertoo.

Esiintyjien ja tekniikan oltava samalla sivulla

Näin suuren tapahtuman läpivienti ongelmitta ei luonnollisesti onnistu ilman täydellistä tekniikkaa. Gaalan teknisestä suunnittelusta ja toteutuksesta vastannut Pauli Piippo kertoo, että tapahtuman teknisessä toteutuksessa oli mukana yhdeksän henkilöä eri tehtävissä.

”Yleisön koko ei vaikuta meidän teknisen henkilökuntamme määrään vaan siihen vaikuttavat ne tekniset ratkaisut, jotka teemme asiakkaan toiveiden mukaisesti. Voimme toteuttaa täyden salin tapahtuman pienemmälläkin teknikkomäärällä, jos tekniset vaatimukset eivät ole isoja. Yrittäjägaalassa oli mukana paljon tekniikkaa ja erilaisia ratkaisuja, joka automaattisesti lisää meidän henkilöstömme tarvetta”, Pauli toteaa ja muistuttaa myös ennakkosuunnittelun tärkeydestä.
”Esiintyjien ja tekniikan pitää olla tilaisuuden aikana samalla sivulla, joten ennakkosuunnittelua ei voi tehdä ikinä tarpeeksi”.

Pauli Piippo korostaa myös sitä, että Satama Areenalla pyritään aina toteuttamaan asiakkaan toiveet. ”Satama Areena mahdollistaa hyvin erilaiset tekniset ratkaisut ja meidän tehtävämme on löytää oikeat tavat asiakkaan toiveiden mukaisesti. Samalla ymmärrämme myös tekniset rajoitteet ja mahdollisuudet, mitä voimme tehdä. Hyvällä dialogilla asiakkaan kanssa löydetään kyllä yhteinen sävel asiaan kuin asiaan”.

Tämänvuotisessa Yrittäjägaalassa nähtiin huikeita ilma-akrobatiaesityksiä, jotka toivat Sataman Areenan tekniikalle erikoishaasteita.
”Silloin kun ilmassa on ihminen, turvallisuus nousee tietenkin tärkeimmäksi tekijäksi. Onneksi meillä on tähänkin tilanteeseen asiantuntijat, jotka hoitivat hommansa ammattilaisen ottein. Lisäksi mentalistitaikurilla oli myös aika tarkka visio, miten tekniikka tukee hänen esitystään. Sitä mennään läpi useamman kerran ennen tapahtumaa, jotta kaikki ovat samalla sivulla tapahtumassa. Se on meille ihan normaalia, ja yleensä vieläpä mielekästä kun päästään treenaamaan useamman kerran esitystä”, Pauli Piippo kertoo ja kiittelee samalla omaa tiimiään, jota ilman tapahtuman tekninen toteutus ei toimi.
”On mahtavaa, että tässäkin tapahtumassa tekniikan hoiti loistava tiimi, jossa jokaiseen yksittäiseen työntekijään voi luottaa. Jokaisen panos tukee kokonaisuutta – silloin kaikki toimii ja tekniikkaa tukee tapahtumaa”.